#5 Amazon's writing culture

Amazons grundare Jeff Bezos har sedan barnsben varit en bokmal utan dess like. Enligt Bezos själv har både läsande och skrivande varit centrala aktiviteter för honom avseende hans personliga utveckling inom entreprenörskap och bolagsbyggande, och allt vad det innebär.

“If you want to clarify your thinking, remember something important, or communicate something clearly, write it down.”

- Jeff Bezos

Passionen för läsande och skrivande var grunden till att Bezos år 2004 införde en struktur för att presentera både produkt- och affärsutvecklingsförslag på Amazon. Den nya presentationsstrukturen handlade kortfattat om att det endast var tillåtet att presentera något skriftligen med ett antal noggrant framtagna ramverk.

Amazon sysslar alltså inte med Powerpointpresentationer, eller några bildbaserade presentationer överhuvudtaget. Bezos huvudsakliga argumentet bakom denna ganska radikala implementation var att skriftlig kommunikation tar längre tid på kort sikt, men att det besparar tid på lång sikt (eftersom presentationerna blir avsevärt mer tydliga och att det kräver mer eftertanke att presentera något skriftligen). Bezos hävdar att det inte finns något sätt att skriva ett sexsidigt narrativt strukturerat memo och inte ha ett klart tänkande.

”The great memos are written and re-written, shared with colleagues who are asked to improve the work, set aside for a couple of days, and then edited again with a fresh mind. They simply can’t be done in a day or two. The key point here is that you can improve results through the simple act of teaching scope – that a great memo probably should take a week or more.”

Skrivramverket ser ut som följer och har inte ändrats nämnvärt sedan dess. Varje memo är uppbyggt kring sex komponenter:

• Intro

• Mål

• Hypotes

• Nuvarande tillstånd

• Lärdomar

• Strategi

Mötesdeltagarna får 20 minuter på sig att läsa dokumentet. Sedan tillbringar de resten av mötet med att slita isär och kontemplera kring idéerna som presenteras. Efter mötet redigerar skribenten/presentatören dokumentet för att sedan skicka ut en slutlig version till inblandade parter. För att hålla presentationerna konsekventa och för att kvalitetssäkra dem använder Amazon sju regler:

Använd mindre än 30 ord per mening

Begränsningar driver tydligt tänkande och tvingar skribenten att använda färre ord. Om något kan förklaras i enkla termer med få ord är troligtvis förståelsen hög för det som presenteras.

Byt ut adjektiv med data

"Kunderna älskar Prime." → "Kunder med Prime spenderar i genomsnitt tre gånger mer än de utan och vi behåller 90% av dem y/y.". Specificitet leder till tydliga resultat, snabbt beslutsfattande och minskar förvirring.

Klara "so what"-testet

Läsarna ska i bästa fall omedelbart veta vilken åtgärd presentatören vill att de ska vidta. Därför är det viktigt att konkret kunna beskriva vem, vad och när. Annars har presentatören slösat bort både sin egen och läsarens tid.

Eliminera adverb (omständiga ord utan ett tydligt syfte)

Ord såsom "nästan” och “betydligt” ska elimineras då de skapar förvirring. Dessa ord är oprecisa och ingen vet exakt vad de betyder.

Använd subjekt-verb-objekt-språk

Målet med en presentation är att överföra tankar till en annan person med så lite förvirring av budskapet som möjligt. Ju enklare meningar som används, desto mer exakt kommer idéerna att översättas.

Undvik röriga ord

Några exempel på detta som Bezos själv tagit fram är:

Utilize → use

In order to → to

Until such time as → until

Due to the fact → because

Att minimera ord som riskerar att misstolkas underlättar för läsaren att fokusera på budskapet och de delar som betyder mest.

Undvik jargong och akronymer

Företag är fulla av intern jargong. Detta riskerar att exkludera nyanställda och folk utanför företaget. När en akronym används är det därför bra att skriva ut den första gången den används. Det är bättra att presentera med klarhet än smarthet.

För mig handlar Amazons skrivkultur om framför allt tre saker:

• Filter för tydligare tänkande

• Göra kunskapsöverföring lättare

• Eliminera onödiga möten

Jag gissar att otroligt många meningslösa möten skulle kunna elimineras om initiativtagaren var tvungen att skriva ett sexsidigt memo med dessa ramverk. Bezos är själv en fantastisk skribent, och jag kan starkt rekommendera att läsa alla hans aktieägarbrev som enligt mig är bland det bästa jag läst när det kommer till entreprenörskap, organisationsteori och ledarskap.